Nếu bạn sở hữu một doanh nghiệp, bạn đã biết tầm quan trọng của email Microsoft Outlook của mình. Chúng là cách bạn giao tiếp với các khách hàng và chúng cũng có thể là cách bạn nhận đơn đặt hàng. Bạn muốn đảm bảo và sao lưu thông tin trong tài khoản MS Outlook của bạn để bạn không bị mất bất kỳ thông tin kinh doanh quan trọng nào. Nếu bạn sử dụng Microsoft Outlook cho nhu cầu cá nhân của bạn, chẳng hạn như để giao tiếp với bạn bè và các thành viên trong gia đình hoặc cho trường học, những email đó cũng rất quan trọng.
Nhiều người dùng email, thậm chí là các chuyên gia kinh doanh, không nghĩ về số lượng thông tin họ thực sự lưu trữ trong hệ thống email của họ. Họ không nghĩ về cách lưu email Outlook cho đến khi quá muộn màng và họ đã mất một số thông tin.
Bạn không cần phải gặp điều đó. Nếu bạn muốn tìm hiểu về cách sao lưu email Outlook, hướng dẫn này là dành cho bạn. Bạn sẽ tìm hiểu các phương thức sao lưu Outlook khác nhau, từ cách xuất email từ Outlook đến cách lưu email ở định dạng Outlook PST và hơn thế nữa. Chúng ta cũng sẽ thảo luận cách sao lưu dữ liệu MS Outlook khác như thông tin liên hệ và hơn thế nữa. Cuối cùng, bạn sẽ tìm hiểu về một vài bổ trợ add-in MS Outlook có thể giúp bạn sao lưu email Outlook.
1. Tại sao bạn cần sao lưu Outlook
Bạn có thể không nghĩ đến việc sao lưu email MS Outlook của mình, nhưng bạn nên làm như vậy. Nếu bạn mất quyền truy cập vào tài khoản email của mình thì sao? Tất cả thông tin email được lưu trữ trong tài khoản của bạn sẽ biến mất. Nếu bạn sử dụng tài khoản email Outlook của bạn cho doanh nghiệp, bạn sẽ không muốn điều đó xảy ra
Thông thường, mọi người mất quyền truy cập vào tài khoản email của họ khi họ quên mật khẩu. Tất nhiên, thường bạn có thể thực hiện một vài bước để lấy lại quyền truy cập vào email của mình, nhưng chúng có thể mất thời gian.
Lý do khác khiến mọi người mất quyền truy cập vào tài khoản email của họ là vì tài khoản của họ đã bị tấn công. Nếu tài khoản email Outlook của bạn bị tấn công, bạn có thể gặp khó khăn khi truy cập lại. Nếu điều này xảy ra và bạn đã có tệp sao lưu Outlook hiện tại, ít nhất bạn sẽ có dữ liệu email mà bạn đã sao lưu.
Đừng quên sao lưu các email quan trọng nhất của bạn một cách riêng biệt. Một số email chứa thông tin quan trọng đối với doanh nghiệp của bạn: hợp đồng, bản đề xuất hoặc thậm chí là hóa đơn. Bạn sẽ cần thực hiện các biện pháp bổ sung để đảm bảo rằng bạn đã có thêm một bản sao lưu email bất kỳ nào với các tài liệu hoặc thảo luận kinh doanh quan trọng. Chúng tôi sẽ cho bạn thấy chính xác cách thực hiện điều đó trong các bước tiếp theo.
2. Cách sao lưu email Outlook: Sáu phương pháp
Bây giờ bạn đã biết được tầm quan trọng của việc sao lưu thông tin email Outlook của bạn, đã đến lúc bắt đầu học cách thực hiện nó. Trong phần này tôi sẽ chỉ cho bạn sáu phương pháp để sao lưu email Microsoft Outlook của bạn:
Phương pháp 1. Cách xuất Email từ Outlook sang định dạng PST
Cách đầu tiên để sao lưu email MS Outlook của bạn là bằng cách xuất thư email sang định dạng Outlook PST. Trước khi chúng tôi tìm hiểu cách xuất thông tin Outlook sang định dạng này, bạn có thể thắc mắc: định dạng tệp Outlook PST là gì và nó khác với định dạng tệp Outlook OST như thế nào?
Một tệp có phần mở rộng .pst (tệp có định dạng PST) là tệp thông tin được sử dụng bởi Microsoft Outlook và Microsoft Exchange sử dụng. Ví dụ về các loại dữ liệu email Outlook bạn có thể lưu vào tệp định dạng PST bao gồm:
Thư mục email
Thông tin liên hệ
Thông tin địa chỉ
Thông tin Lịch Outlook
Bạn có thể truy cập tệp Outlook PST từ máy tính hoặc máy chủ nơi tệp đó được lưu. Bạn cũng có thể sao chép tệp định dạng PST sang một vị trí khác.
Một tệp PST khác với tệp mở rộng .ost (tệp OST). Định dạng tệp OST của Outlook cho phép bạn làm việc ngoại tuyến với bản sao của tệp được lưu trữ trên tài khoản Microsoft Exchange của bạn. Tệp này được đồng bộ hóa khi bạn trực tuyến trở lại.
Bước 1. Truy cập Trình Import and Export Wizard
Bây giờ chúng ta hãy tìm hiểu cách tạo một tệp sao lưu Outlook PST theo cách thủ công. Bắt đầu bằng hộp thư đến Outlook của bạn và nhấp vào tab File. Màn hình Account Information xuất hiện:
Nhấp vào tùy chọn Open & Export:
Tiếp theo, nhấp vào nút Import/Export. Hệ thống trở lại hộp thư đến của bạn và Trình Import and Export Wizard hiển thị:
Chọn tùy chọn Export to a file và sau đó nhấp vào nút Next> nút nằm ở cuối trình hướng dẫn. Trình hướng dẫn sẽ nhắc bạn chọn loại tệp:
Chọn tùy chọn Outlook Data File (.pst). Nhấp vào nút Next>. Tiếp theo, bạn được nhắc chọn thư mục Outlook mà bạn muốn xuất dữ liệu:
Sử dụng thanh cuộn để di chuyển lên và xuống để xem tất cả các thư mục Outlook hiện tại của bạn. Khi bạn đã chọn một thư mục, hãy nhấp vào nút Next>.
Lưu ý: Bạn cũng có thể chọn sao lưu danh bạ Outlook, thông tin lịch, ghi chú và tác vụ từ lời nhắc này.
Bước 3. Chọn đường dẫn nơi bạn muốn lưu trữ bản sao lưu PST của bạn
Trên lời nhắc tiếp theo, hãy duyệt tìm một đường dẫn để xuất tệp dữ liệu Outlook. Hoặc, bạn có thể lưu tệp trong đường dẫn mặc định. Nếu bạn lưu tệp trong đường dẫn mặc định, bạn cần xác định xem bạn có muốn cho phép các mục trùng lặp hay không. Bạn cũng có thể thay đổi tên của tệp đó trên lời nhắc này, đây là một ý tưởng hay vì tên tệp mặc định là: backup.pst. Hãy nhớ tên tệp và vị trí tệp Outlook PST bạn đã chọn để bạn có thể tìm tệp Outlook PST của mình sau này.
Khi bạn đã thực hiện các lựa chọn của mình, hãy nhấp vào nút Finish ở cuối dấu nhắc. Bạn được nhắc tạo mật khẩu. Đây là một bước tùy chọn, nhưng nó có thể quan trọng nếu dữ liệu bạn đang sao lưu là nhạy cảm và cần phải được bảo vệ.
Sau khi bạn đã xuất thư mục đã chọn của mình sang tệp PST, bạn có thể kiểm tra xem tệp đó có ở đó hay không bằng cách mở thư mục trong File Explorer.
Bước 4. Tìm tệp Outlook PST và sao chép hoặc di chuyển tệp đó đến vị trí mới.
Sau khi tạo tệp email dự phòng, bạn có thể mở Trình File Explorer và tìm tệp sao lưu Outlook bạn vừa tạo. Bạn sẽ nhận ra nó vì Type của tệp sẽ là Outlook Data File:
- Để di chuyển một tệp, chỉ cần nhấp vào tệp và kéo tệp đó vào thư mục mà bạn muốn.
- Để sao chép một tệp, bấm vào tệp bạn muốn sao chép và nhấn CTRL+C. Mở thư mục mà bạn muốn dán tệp vào và nhấn CTRL+V.
Trong trường hợp này, di chuyển một số tệp vào thư mục mới mà tôi vừa tạo có tên là Testing. Sau khi bạn đã di chuyển tệp sang vị trí tệp Outlook PST mới, hãy mở File Explorer để xem tệp sao lưu Outlook của bạn:
Bước 6. Truy cập tệp email sao lưu của bạn từ Outlook
Thật tuyệt vời khi có thể tạo tệp sao lưu, nhưng chúng sẽ không thực sự hữu ích với bạn cho đến khi bạn có thể mở chúng lại trong tài khoản email của mình. Đối với bài tập này, tôi đã tạo một tệp email dự phòng có tên XYZProject.pst bằng tài khoản email Outlook khác của tôi. Tôi sẽ mở tập tin đó từ tài khoản email Outlook của tôi.
Để truy cập tệp sao lưu Outlook của bạn, bắt đầu từ màn hình Outlook Account Information. Nhấp vào Open & Export > Open Outlook Data File.
File Explorer mở ra vị trí mặc định. Nếu bạn đã lưu tệp sao lưu dự phòng của mình ở nơi khác, bạn sẽ cần điều hướng đến vị trí nơi tệp PST sao lưu của bạn được lưu trữ. Đối với ví dụ này, tôi cần điều hướng đến thư mục Testing mà tôi đã tạo trước đó:
Nhấp vào tệp đó, sau đó nhấp vào Open. Hệ thống trở lại hộp thư đến của bạn.
Trong bảng điều hướng ở bên trái, bạn sẽ thấy danh mục mới ở cuối bảng điều khiển, bên dưới Archives: Outlook Data. Danh mục này chứa thông tin từ thư mục sao lưu bạn vừa mở. Để mở tệp và truy cập dữ liệu của bạn, hãy nhấp vào mũi tên ở bên trái của tệp. Vì thư mục tôi lưu trữ là thư mục con của thư mục Inbox của tôi khi tôi lưu trữ thư mục đó, cấu trúc đó đã được giữ nguyên. Tôi cũng phải bấm vào mũi tên bên trái của Inbox.
Bây giờ bạn có thể mở thư mục để xem các email bên trong. Bạn cũng có thể kéo và thả thư vào các thư mục email khác.
Phương pháp 2. Làm thế nào để kéo và thả email vào thư mục File Explorer
Một cách nhanh chóng và dễ dàng để sao lưu một email duy nhất là kéo nó từ hộp thư đến Outlook của bạn vào một thư mục File Explorer.
Bắt đầu bằng cách mở thư mục Outlook chứa thư mà bạn muốn sao lưu. Sau đó mở File Explorer đến thư mục mà bạn muốn lưu trữ thư email dự phòng:
Nhấp vào thông báo email và kéo nó vào File Explorer để tạo bản sao lưu email dự phòng:
Như bạn có thể thấy, email mà chúng tôi đã sao chép vào File Explorer hiện nằm trong thư mục của tôi dưới dạng Outlook Item (không phải tệp PST). Nếu bạn bấm đúp vào mục đó từ bên trong File Explorer, thư sẽ mở trong Outlook.
Phương pháp 3. Cách lưu các email Outlook dưới dạng tệp HTML hoặc TXT
Một phương pháp sao lưu thư Outlook khác là lưu email đó dưới dạng tệp HTML hoặc TXT. Tệp này sau đó có thể được lưu trữ trong đám mây. Bạn thậm chí có thể đính kèm tập tin đó vào một email, nếu bạn muốn.
Bắt đầu bằng cách mở hộp thư đến Outlook của bạn, nhấp vào thư email bạn muốn sao lưu để mở nó. Trong ví dụ bên dưới, tôi đang sao lưu một email về một hóa đơn:
Lưu ý: Tệp đính kèm hóa đơn sẽ không được sao lưu bằng phương pháp này. Để sao lưu phần đính kèm, tải nó xuống, sao chép và đổi tên bản sao.
Nhấp vào tab File ở đầu màn hình. Màn hình sau đây hiển thị:
Ở bên trái, nhấp vào tùy chọn Save As. File Explorer xuất hiện. Chọn đường dẫn nơi bạn muốn lưu trữ thông báo email sao lưu của mình. Ở cuối màn hình, nhấp vào mũi tên ở bên phải của Save as type. Bạn sẽ thấy menu thả xuống sau với các tùy chọn loại tệp:
Chọn loại tệp mà bạn muốn lưu email.
Phương pháp 4. Cách chuyển tiếp email đến một tài khoản email khác
Nếu bạn có một tài khoản email khác, một cách nhanh chóng và thuận tiện để tạo một bản sao lưu email là chuyển tiếp nó tới địa chỉ email khác của bạn. Một ưu điểm của phương thức này là tập tin đính kèm cũng sẽ được chuyển tiếp.
Bắt đầu bằng cách mở email Outlook bạn muốn sao lưu.
Nhấp vào biểu tượng Forward trong Ribbon.
Nhập một hoặc nhiều địa chỉ email mà bạn muốn gửi bản sao email.
Phương pháp 5. Sao lưu email Outlook bằng cách chụp màn hình
Nếu bạn đã tải phần mềm chụp màn hình trên máy tính của mình, bạn có thể chụp ảnh màn hình dưới dạng bản sao lưu để biết rằng bạn đã nhận được một email cụ thể (và email đó truyền đạt điều gì).
Phương pháp sao lưu email này có thể đặc biệt hữu ích khi xử lý hỗ trợ kỹ thuật nếu bạn muốn tham chiếu một email mà bạn nhận được.
Phương pháp 6. Sử dụng một tiện ích sao lưu email
Chúng tôi đã cung cấp cho bạn rất nhiều phương pháp sao lưu email Outlook. Tuy nhiên, cũng có rất nhiều công cụ phần mềm có thể giúp bạn với các bản sao lưu email Outlook. Dưới đây là mô tả chỉ một vài trong số chúng:
- Tiện ích Dropbox. Nếu bạn đã cài đặt trình bổ sung Dropbox, bạn có thể chia sẻ tệp đính kèm dưới dạng liên kết Dropbox. Bạn cũng có thể lưu hoặc sao lưu các tệp đính kèm email vào Dropbox. Vì Dropbox là nơi lưu trữ đám mây an toàn, thông tin của bạn sẽ an toàn ngay cả khi điều gì đó xảy ra với máy tính của bạn.
- Tiện ích Evernote. Tiện ích Evernote cho phép bạn cắt bất kỳ chuỗi email Outlook nào (bao gồm cả các phần đính kèm). Điều này có nghĩa là bạn có thể truy cập các email đó trên bất kỳ thiết bị nào mà bạn có thể truy cập Evernote. Bạn cũng có thể sử dụng Evernote để sắp xếp các email được lưu trữ của mình.
- Microsoft OneNote. Hệ thống tệp và sổ ghi chép của Microsoft, OneNote, cũng có thể giúp bạn quản lý thư Outlook của mình. Nếu bạn đã tích hợp nó với Outlook, bạn có thể lưu các email (và các tệp đính kèm của chúng) trong các thư mục với bất kỳ tệp được liên kết nào.
- TechHit MessageSave. Trình tiện ích MessageSave cho Outlook có một số tính năng sao lưu Outlook hữu ích bao gồm khả năng đáp ứng các tiêu chuẩn của chính phủ về lưu giữ email. Bạn cũng có thể lưu trữ email với các tài liệu liên quan khác. Lưu trữ email Outlook dự phòng ở định dạng MSG hoặc PDF.
